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Funcionário em férias: como funciona a substituição por colaborador de cargo inferior?

Quando um colaborador sai de férias, especialmente ocupando um cargo de liderança ou função estratégica, é comum que outro profissional assuma temporariamente suas atividades. Na prática, essa substituição levanta diversas dúvidas no RH, principalmente quando o substituto possui um cargo inferior.

Afinal, esse colaborador tem direito a receber um salário maior? Como funciona o pagamento proporcional? Impacta no décimo terceiro salário? E como fica o controle de jornada?

Neste artigo, você vai entender como a legislação trata a substituição durante férias, quais são os cuidados essenciais do RH e como evitar riscos trabalhistas nesse processo.

O que é a substituição de férias na prática?

A substituição de férias acontece quando um empregado assume temporariamente as atribuições de outro colaborador afastado, normalmente durante o período de férias.

Isso é muito comum em cargos de liderança, coordenação, supervisão ou funções técnicas estratégicas, onde a ausência do titular não pode gerar impacto operacional.

O ponto de atenção surge quando o substituto ocupa um cargo hierarquicamente inferior, mas passa a exercer, ainda que temporariamente, atividades de maior responsabilidade.

A empresa é obrigada a pagar salário diferente ao substituto?

Sim, em muitos casos.

De acordo com o entendimento da legislação trabalhista e da jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho, quando há substituição não eventual, o colaborador substituto tem direito ao salário do substituído, de forma proporcional ao período da substituição.

Ou seja, se o funcionário assume integralmente as funções do cargo superior durante as férias do titular, ele deve receber:

A diferença salarial correspondente
De forma proporcional aos dias de substituição

Isso não configura promoção, mas sim equiparação temporária por substituição.

Quando o pagamento da diferença salarial é obrigatório?

O pagamento da diferença salarial é devido quando:

O colaborador assume integralmente as funções do cargo superior
A substituição ocorre durante férias, licenças ou afastamentos previstos
Há continuidade na execução das atividades
O substituto responde pelas mesmas responsabilidades

Já em situações em que o colaborador apenas auxilia, divide tarefas ou executa atividades pontuais, sem assumir a função por completo, a empresa pode não ser obrigada ao pagamento da diferença.

Por isso, a definição clara das responsabilidades é essencial.

Substituição durante férias gera reflexo no décimo terceiro salário?

Depende do período e da forma de pagamento.

Se a substituição ocorrer por período curto, apenas durante as férias, e o pagamento da diferença for feito como verba pontual, não há reflexo automático no décimo terceiro salário.

No entanto, se a substituição:

Acontecer de forma recorrente
Se repetir ao longo do ano
Ou durar períodos prolongados

O valor pago pode ser considerado parte da remuneração habitual, o que pode gerar reflexos em:

Décimo terceiro salário
Férias futuras
FGTS
Encargos trabalhistas

Por isso, o RH deve analisar cada caso com cautela e registrar corretamente a natureza desse pagamento.

Como funciona o pagamento proporcional na substituição?

O pagamento da diferença salarial deve ser feito exatamente proporcional aos dias em que houve a substituição.

Exemplo prático:

Gestor recebe R$ 6.000
Substituto recebe R$ 4.000
Diferença salarial: R$ 2.000
Férias do gestor: 30 dias

Nesse caso, o substituto tem direito aos R$ 2.000 proporcionais ao período completo das férias. Se a substituição durar apenas 15 dias, o pagamento deve ser proporcional a esse período.

O colaborador precisa ter anotação na carteira?

Não.

A substituição temporária não exige alteração na carteira de trabalho, desde que fique claro que se trata de um afastamento pontual e não de promoção definitiva.

O ideal é que a empresa formalize essa substituição por meio de:

Comunicação interna
Registro em documento interno ou termo de substituição
Informação clara na folha de pagamento

Isso traz segurança jurídica tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Quais são os principais cuidados que o RH precisa ter?

A substituição mal gerenciada pode gerar passivos trabalhistas. Por isso, o RH precisa estar atento a alguns pontos essenciais.

Definir claramente as responsabilidades

É fundamental documentar se o colaborador está apenas apoiando ou se realmente assumirá a função do cargo superior.

Formalizar a substituição

Mesmo que não seja obrigatório por lei, um registro interno evita interpretações equivocadas no futuro.

Controlar corretamente a jornada de trabalho

Muitas vezes, ao assumir um cargo superior, o colaborador passa a trabalhar mais horas, participar de reuniões extras ou assumir responsabilidades fora do horário habitual.

Sem um controle adequado, isso pode gerar horas extras não registradas e futuros processos trabalhistas.

Avaliar impactos na folha e nos encargos

O pagamento da diferença salarial precisa ser corretamente classificado para evitar reflexos indevidos.

Como o controle de ponto ajuda nesse cenário?

A gestão correta da jornada é um dos pilares para evitar problemas durante substituições temporárias.

Um sistema de controle de ponto eficiente permite:

Registrar corretamente a jornada do substituto
Identificar aumento de carga horária
Evitar horas extras não controladas
Gerar relatórios claros para auditorias e fiscalizações

Além disso, garante transparência tanto para o colaborador quanto para o RH, reduzindo riscos jurídicos.

A substituição pode virar direito adquirido?

Sim, se for feita de forma recorrente e sem critério.

Quando a empresa permite que o colaborador substitua constantemente o cargo superior, isso pode caracterizar desvio de função ou até equiparação salarial definitiva.

Por isso, o RH deve: