As novas regras trabalhistas de 2026 colocaram o setor de Recursos Humanos no centro de decisões que antes ficavam concentradas principalmente nos departamentos Jurídico e Contábil. Alterações relacionadas à licença-paternidade, saúde mental, FGTS Digital, eSocial e trabalho em feriados exigem mudanças em políticas internas, sistemas, registros de jornada e processos de folha de pagamento.
Esse cenário reforça uma transformação que já vinha ocorrendo nas empresas. O RH deixou de ser apenas responsável por admissões, férias, benefícios e desligamentos. Agora, precisa acompanhar a legislação, avaliar riscos, orientar lideranças e garantir que as novas exigências sejam aplicadas corretamente no dia a dia.
A necessidade de prevenção se torna ainda mais evidente diante do volume de demandas trabalhistas no Brasil. Dados divulgados pelo Tribunal Superior do Trabalho mostram que a Justiça do Trabalho recebe milhões de processos e movimenta dezenas de bilhões de reais em pagamentos aos reclamantes. Além disso, o aumento dos afastamentos relacionados a transtornos mentais ampliou a atenção sobre as condições organizacionais e a saúde psicológica dos trabalhadores.
Para as empresas, acompanhar as mudanças não significa apenas evitar multas. Significa construir processos mais seguros, melhorar a gestão das informações e reduzir situações que possam gerar conflitos com os colaboradores.
Por que as novas regras trabalhistas ampliam a responsabilidade do RH?
Uma mudança na legislação trabalhista dificilmente afeta apenas um processo. A ampliação de uma licença, por exemplo, pode exigir ajustes no sistema de folha, na escala da equipe, na comunicação com o trabalhador, na política de benefícios e no planejamento do gestor responsável pelo setor.
Da mesma forma, uma nova obrigação relacionada à saúde e segurança do trabalho pode demandar pesquisas internas, avaliação do ambiente, atualização do Programa de Gerenciamento de Riscos, treinamento das lideranças e criação de planos de ação.
O desafio do RH está justamente em transformar a norma escrita em uma prática que funcione dentro da empresa.
Isso exige integração entre diferentes áreas. RH, Departamento Pessoal, Segurança e Saúde no Trabalho, Jurídico, Contabilidade, Financeiro e gestores precisam compartilhar informações e responsabilidades. Quando cada setor trabalha isoladamente, aumentam as chances de prazos serem perdidos, documentos ficarem incompletos ou procedimentos serem aplicados de maneira diferente entre as equipes.
Nova licença-paternidade exige preparação antecipada
Uma das principais mudanças trabalhistas aprovadas em 2026 foi a Lei nº 15.371, sancionada em 31 de março. A norma regulamenta a licença-paternidade, institui o salário-paternidade no âmbito da Previdência Social e altera dispositivos da CLT e de outras leis previdenciárias.
Embora a lei tenha sido publicada em 2026, sua vigência está prevista para 1º de janeiro de 2027. Isso concede às empresas um período para revisar sistemas, políticas e procedimentos internos antes que as novas regras comecem a produzir efeitos.
A duração da licença será ampliada gradualmente:
- Dez dias a partir de 1º de janeiro de 2027.
- Quinze dias a partir de 1º de janeiro de 2028.
- Vinte dias a partir de 1º de janeiro de 2029, condicionados ao cumprimento da meta fiscal prevista na própria legislação.
A licença será concedida em casos de nascimento, adoção ou guarda judicial para fins de adoção de criança ou adolescente, sem prejuízo do emprego e do salário.
A legislação também cria uma proteção provisória contra dispensa arbitrária ou sem justa causa. O período protegido começa no início da licença e se estende até um mês depois de seu término. Caso o empregado já tenha comunicado o afastamento e seja desligado antes de usufruí-lo, a lei prevê indenização em dobro referente ao período indicado.
Outro ponto relevante é a comunicação prévia. Em condições normais, o trabalhador deverá informar ao empregador a previsão da licença com antecedência mínima de 30 dias, apresentando o atestado com a data provável do parto ou o documento judicial relacionado à adoção ou à guarda. Nos casos de parto antecipado, o afastamento deverá ocorrer imediatamente, com a apresentação posterior da documentação.
A lei ainda prevê a possibilidade de o trabalhador solicitar que suas férias sejam usufruídas logo após a licença-paternidade, desde que cumpra as condições de comunicação estabelecidas.
Na prática, o RH precisará revisar o fluxo completo de afastamento. Isso inclui a comunicação com o empregado, a conferência dos documentos, o lançamento na folha, o controle da estabilidade, o planejamento das férias e a atualização da escala de trabalho.
Também será necessário preparar os gestores. Um afastamento maior pode exigir redistribuição temporária de atividades, substituições ou mudanças nos prazos de projetos. Quanto mais cedo a liderança receber a informação, menor será o impacto operacional.
NR-1 e riscos psicossociais: a obrigação continua válida
A atualização da Norma Regulamentadora nº 1 trouxe os fatores de risco psicossociais para o Gerenciamento de Riscos Ocupacionais. Isso significa que as empresas devem avaliar elementos relacionados à organização do trabalho que possam afetar a saúde física ou mental dos colaboradores.
Entre os fatores que podem ser analisados estão a sobrecarga de atividades, as jornadas excessivas, o assédio, a falta de apoio da liderança, os conflitos frequentes, a pressão desproporcional por resultados e as falhas graves de comunicação.
Em junho de 2026, o Supremo Tribunal Federal concedeu uma decisão liminar suspendendo temporariamente, por 90 dias, a aplicação de sanções relacionadas a determinados dispositivos da NR-1 sobre riscos psicossociais. A decisão também determinou a abertura de uma tentativa de conciliação para discutir critérios de aplicação da norma.
É importante compreender exatamente o alcance dessa decisão. A NR-1 não foi cancelada, e a responsabilidade das empresas pela prevenção dos riscos ocupacionais continua existindo. A suspensão temporária alcança a eficácia sancionatória de pontos específicos, não o dever de proteger a saúde dos trabalhadores.
Por isso, interromper os processos de adequação pode ser uma decisão arriscada. A empresa deve aproveitar o período para revisar documentos, organizar evidências, avaliar o ambiente e definir medidas de prevenção.
O próprio Ministério do Trabalho e Emprego estabeleceu os riscos psicossociais como um dos principais temas das ações de segurança e saúde no trabalho em 2026, destacando a necessidade de integração desses fatores ao gerenciamento dos riscos ocupacionais.
O que muda na atuação do RH diante dos riscos psicossociais?
O RH não precisa realizar sozinho todas as avaliações técnicas. Entretanto, tem uma função essencial na identificação de sinais e na articulação das medidas necessárias.
Dados sobre afastamentos, atestados, horas extras, rotatividade, conflitos internos, denúncias, pedidos de desligamento e excesso de jornada podem revelar problemas que não aparecem em uma análise superficial do ambiente.
Uma área com alto volume de horas extras, por exemplo, pode estar enfrentando falta de pessoal, distribuição inadequada de tarefas ou metas incompatíveis com a capacidade da equipe. Da mesma forma, atrasos e ausências recorrentes podem indicar problemas de clima, saúde ou gestão.
Esses dados devem ser analisados em conjunto com os profissionais de Segurança e Saúde no Trabalho. O objetivo não é diagnosticar individualmente os colaboradores, mas identificar condições organizacionais que possam contribuir para o adoecimento.
Também será necessário treinar líderes. Muitos riscos psicossociais estão diretamente relacionados à forma como as atividades são distribuídas, cobradas e acompanhadas. Uma política escrita contra o assédio, por exemplo, terá pouca efetividade se os gestores não souberem reconhecer comportamentos inadequados ou se a empresa não possuir um canal seguro para denúncias.
FGTS Digital passa a alcançar processos trabalhistas
Outra mudança relevante para o Departamento Pessoal ocorreu em maio de 2026. Os recolhimentos de FGTS decorrentes de processos trabalhistas com sentenças a partir de 1º de maio passaram a ser realizados por meio do FGTS Digital.
Processos com sentença até 30 de abril de 2026 continuam seguindo os procedimentos anteriores, por meio da SEFIP ou GFIP, conforme as regras aplicáveis.
Essa alteração exige atenção especial à qualidade das informações enviadas ao eSocial. O FGTS Digital utiliza esses dados como base para calcular débitos e gerar as respectivas guias.
Um erro na remuneração, no período do vínculo, na categoria do trabalhador ou nas informações do processo pode gerar divergências no recolhimento. Por isso, RH, Jurídico e Contabilidade precisam manter um fluxo organizado para compartilhar decisões, cálculos, datas e documentos.
Não basta encaminhar a sentença ao Departamento Pessoal sem orientações. É necessário identificar quais verbas foram reconhecidas, a quais competências pertencem e quais valores possuem incidência de FGTS.
A empresa também deve definir quem será responsável por conferir a guia, autorizar o pagamento e armazenar os comprovantes. Essa documentação pode ser necessária em auditorias ou em etapas posteriores do processo judicial.
Atualizações do eSocial aumentam a necessidade de dados consistentes
O eSocial continua recebendo atualizações técnicas, alterações de leiautes e novas notas orientativas. Em 2026, a documentação oficial passou a incluir ajustes da versão S-1.3, novas notas técnicas e mudanças nos esquemas utilizados pelos sistemas dos empregadores.
Embora muitas atualizações sejam implementadas diretamente pelos fornecedores de folha de pagamento, a responsabilidade pela qualidade das informações continua sendo da empresa.
O RH deve verificar se os cadastros estão atualizados, se as rubricas foram configuradas corretamente e se os eventos estão sendo enviados dentro dos prazos. Também é importante acompanhar os retornos do sistema e corrigir rejeições ou inconsistências.
Um problema cadastral aparentemente pequeno pode gerar reflexos no FGTS, nas contribuições previdenciárias, nos benefícios e nos registros do trabalhador.
Por esse motivo, a empresa deve evitar manter informações diferentes em vários sistemas. Cargo, salário, jornada, centro de custo e dados contratuais precisam seguir um padrão entre o controle de ponto, a folha de pagamento, o sistema de RH e o eSocial.
Quando há integração entre essas ferramentas, diminui a necessidade de digitação manual e, consequentemente, o risco de erros.
Trabalho em feriados também recebeu novas regras
A Portaria MTE nº 3.665 alterou as autorizações permanentes para o trabalho em feriados em determinadas atividades do comércio. A medida está relacionada à regra prevista na Lei nº 10.101, que condiciona o trabalho em feriados no comércio à autorização em convenção coletiva e à observância da legislação municipal.
Após sucessivos adiamentos, as novas regras passaram a produzir efeitos em 1º de junho de 2026 para os segmentos atingidos. Isso significa que algumas empresas do comércio precisam verificar se existe autorização válida em convenção coletiva e se a legislação do município permite o funcionamento no feriado.
A mudança não deve ser interpretada como uma regra única para todas as atividades econômicas. A aplicação depende do segmento, da atividade exercida e das normas coletivas e municipais correspondentes.
Por isso, antes de organizar uma escala em feriado, o RH deve consultar a convenção coletiva da categoria e confirmar as regras aplicáveis. Também precisa verificar as condições de pagamento, descanso compensatório, jornada e benefícios previstos na negociação coletiva.
Uma escala criada sem essa análise pode gerar pagamento incorreto, descumprimento da convenção e questionamentos trabalhistas.
O controle de jornada se torna ainda mais estratégico
Grande parte dos riscos trabalhistas está relacionada à jornada. Horas extras não registradas, intervalos concedidos incorretamente, escalas incompatíveis com a legislação e divergências na folha podem resultar em conflitos e processos.
Com as novas exigências, o controle de ponto deixa de ser apenas uma ferramenta para registrar entradas e saídas. Ele se torna uma fonte de informações para a gestão de riscos.
Relatórios de jornada ajudam o RH a identificar excesso de horas extras, intervalos irregulares, atrasos frequentes, ausências e jornadas acima do planejamento. Essas informações permitem que a empresa aja antes que o problema se transforme em um passivo.
Em equipes híbridas ou externas, o controle digital também ajuda a centralizar registros realizados fora da empresa. A organização deve, porém, utilizar essas informações de forma proporcional e transparente, respeitando a privacidade dos trabalhadores e as regras de proteção de dados.
O sistema precisa refletir a jornada real. Alterar registros sem justificativa, criar horários padronizados que não correspondem à rotina ou ignorar atividades realizadas depois do expediente pode fragilizar a defesa da empresa em uma eventual reclamação.
Tecnologia sozinha não garante conformidade trabalhista
Sistemas de RH, folha e controle de ponto são importantes, mas precisam ser configurados conforme a realidade da organização.
Uma empresa pode possuir uma plataforma moderna e ainda assim calcular horas extras de maneira incorreta, caso as escalas, tolerâncias, adicionais ou regras da convenção coletiva estejam cadastradas de forma inadequada.
Da mesma forma, relatórios não geram resultados quando ninguém os analisa. A tecnologia precisa fazer parte de um processo com responsáveis, prazos e critérios claros.
A recomendação é realizar revisões periódicas nas configurações. Sempre que ocorrer uma mudança legal, contratual ou coletiva, o RH deve avaliar se ela interfere na folha, no ponto, nos benefícios, nas férias ou nos afastamentos.
Também é importante manter um histórico das alterações realizadas. Essa rastreabilidade ajuda a demonstrar quando uma regra foi implementada e quais medidas a empresa adotou para se adequar.
Como preparar o RH para as novas regras trabalhistas de 2026
O primeiro passo é mapear todas as mudanças que podem atingir a organização. Nem toda novidade terá impacto sobre todas as empresas, pois algumas regras dependem do setor, do número de trabalhadores, do município ou da convenção coletiva.
Depois desse levantamento, o RH deve comparar as exigências com os procedimentos atuais. Essa análise permite identificar o que já está adequado e o que precisa ser corrigido.
Entre as ações prioritárias estão a revisão das políticas de afastamento, a preparação para a nova licença-paternidade, a análise dos riscos psicossociais, a conferência das regras para o trabalho em feriados e a atualização dos sistemas utilizados pelo Departamento Pessoal.
Também é essencial definir responsabilidades. Cada processo deve possuir um responsável por receber documentos, lançar informações, conferir cálculos e acompanhar prazos.
Os gestores precisam ser incluídos nesse trabalho. Muitas falhas começam nas equipes, quando horas extras são solicitadas sem autorização, intervalos são ignorados ou atividades são realizadas fora da jornada sem registro.
Treinamentos curtos e objetivos podem reduzir esses problemas. A liderança deve saber quais condutas são permitidas, como comunicar alterações ao RH e quais situações exigem orientação antes de qualquer decisão.
Integração entre RH, Jurídico e Contabilidade reduz riscos
A conformidade trabalhista não deve ficar concentrada em uma única pessoa. O RH conhece a rotina dos colaboradores, o Jurídico interpreta os riscos legais e a Contabilidade acompanha os reflexos tributários e previdenciários.
Quando essas áreas trabalham de forma integrada, a empresa consegue avaliar melhor o impacto de cada mudança.
A licença-paternidade, por exemplo, possui reflexos trabalhistas, previdenciários, financeiros e operacionais. Já o FGTS Digital em processos trabalhistas exige informações do Jurídico, cálculos do Departamento Pessoal e conferência contábil.
Reuniões periódicas entre essas áreas podem evitar que uma alteração seja descoberta apenas quando o prazo já está próximo ou quando surge uma fiscalização.
Outra prática recomendada é criar um calendário de obrigações e revisões. Ele pode incluir atualizações do eSocial, vencimentos de convenções coletivas, treinamentos, auditorias de ponto e revisões das políticas internas.
Conformidade também melhora a experiência do colaborador
Uma gestão trabalhista organizada não beneficia apenas a empresa. O colaborador também ganha mais segurança e transparência.
Quando as regras de jornada, afastamento, férias e benefícios são claras, diminuem os conflitos e as dúvidas. O trabalhador consegue acompanhar seus registros, entender os cálculos e saber quais documentos devem ser apresentados em cada situação.
Essa transparência fortalece a confiança no RH e melhora a experiência durante todo o vínculo empregatício.
Além disso, a prevenção dos riscos psicossociais contribui para ambientes mais saudáveis. Empresas que identificam sobrecargas, melhoram a comunicação e preparam suas lideranças possuem mais condições de reduzir afastamentos, conflitos e rotatividade.
O novo papel estratégico do RH
As novas regras trabalhistas de 2026 mostram que o RH precisa atuar de maneira preventiva. A área deve acompanhar alterações legais, avaliar impactos, orientar gestores e garantir que os processos sejam devidamente documentados.
Esperar que um problema aconteça para depois revisar os procedimentos pode gerar custos elevados. Em contrapartida, empresas que investem em organização, integração e tecnologia conseguem responder com mais rapidez às mudanças.
O controle de jornada ocupa uma posição importante nesse processo. Registros confiáveis, relatórios completos e integração com a folha ajudam a identificar riscos, melhorar decisões e reduzir erros.
Mais do que cumprir obrigações, o objetivo deve ser construir uma gestão de pessoas consistente, transparente e preparada para acompanhar as transformações do mercado de trabalho.
Conclusão
As mudanças na licença-paternidade, na NR-1, no FGTS Digital, no eSocial e no trabalho em feriados ampliam os desafios do RH, mas também representam uma oportunidade para modernizar os processos internos.
A adequação exige revisão de políticas, atualização de sistemas, treinamento de gestores e maior integração entre RH, Jurídico, Contabilidade e Segurança do Trabalho.
Empresas que tratam a conformidade apenas como uma tarefa burocrática tendem a agir depois que o risco já surgiu. Já aquelas que utilizam dados, tecnologia e planejamento conseguem prevenir problemas e construir relações de trabalho mais seguras.
Nesse cenário, contar com ferramentas eficientes de gestão de ponto ajuda a transformar registros de jornada em informações estratégicas. Com processos bem estruturados, a empresa reduz retrabalhos, melhora a transparência e acompanha as mudanças trabalhistas com muito mais segurança.
Aviso: Este conteúdo possui caráter informativo e não substitui a análise de profissionais jurídicos, contábeis ou de Segurança e Saúde no Trabalho. As regras podem variar conforme a atividade da empresa, a convenção coletiva e a legislação municipal aplicável.
