A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe uma série de exigências para empresas que lidam com informações de funcionários, impactando diretamente a gestão do controle de ponto. Garantir a conformidade com a LGPD evita multas e protege a reputação da empresa. Neste artigo, exploramos como armazenar corretamente os dados de ponto, quais erros podem expor a empresa a processos e como garantir que fornecedores de tecnologia de ponto estejam adequados à legislação.
O Que É a LGPD e Como Ela Afeta o Controle de Ponto?
A LGPD (Lei nº 13.709/2018) foi criada para regulamentar o tratamento de dados pessoais no Brasil, garantindo maior transparência e segurança no uso dessas informações. Isso significa que todas as empresas que coletam, armazenam ou processam dados de seus funcionários precisam adotar medidas para proteger essas informações.
No contexto do controle de ponto, a LGPD impacta diretamente as empresas que utilizam relógios de ponto biométricos, aplicativos de marcação de jornada e sistemas integrados de gestão de pessoas. Qualquer descuido na manipulação dessas informações pode resultar em penalidades severas, incluindo multas que podem chegar a R$ 50 milhões por infração.
Quais Dados de Ponto Precisam Ser Protegidos e Como Armazená-los Corretamente?
Os dados coletados pelo sistema de controle de ponto são considerados informações pessoais sensíveis pela LGPD e, por isso, precisam ser protegidos com medidas rigorosas. Os principais dados incluem:
- Nome do colaborador;
- CPF e número de identificação interna;
- Registros de entrada e saída;
- Dados biométricos (impressões digitais, reconhecimento facial, entre outros);
- Informações de geolocalização (caso aplicável a modelos de trabalho remoto ou híbrido).
Boas Práticas para Armazenamento Seguro
Para garantir a segurança dessas informações, as empresas devem:
- Armazenar os dados de forma criptografada para evitar acessos indevidos;
- Implementar controles de acesso que limitem quem pode visualizar e modificar os registros;
- Ter uma política clara de retenção e descarte de dados, eliminando informações desnecessárias após o período exigido por lei;
- Manter backups seguros e regularmente testados, garantindo a recuperação de dados em caso de falhas ou ataques cibernéticos;
- Adotar um sistema de autenticação multifator, garantindo que apenas usuários autorizados possam acessar os registros de ponto.
Erros Que Podem Expor a Empresa a Processos por Vazamento de Informações
A exposição indevida de dados de ponto pode gerar processos trabalhistas e sanções da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Alguns erros comuns que as empresas devem evitar incluem:
- Armazenamento de dados em locais inseguros, como planilhas não protegidas ou sistemas desatualizados;
- Falta de consentimento ou transparência sobre como os dados estão sendo utilizados;
- Compartilhamento indevido de informações com terceiros, sem contratos claros sobre a proteção desses dados;
- Uso inadequado de biometria, como exigir esse tipo de registro sem justificativa ou sem medidas de segurança adequadas;
- Não disponibilizar acesso aos dados aos próprios funcionários, o que pode levar a reclamações e processos trabalhistas;
- Falhas no controle de acesso, permitindo que funcionários ou terceiros não autorizados tenham acesso a informações sigilosas;
- Ausência de um plano de resposta a incidentes, dificultando a mitigação de danos em caso de vazamento de dados.
Medidas Preventivas para Evitar Riscos
Para mitigar esses riscos, é fundamental que a empresa:
- Tenha termos de consentimento claros para coleta e tratamento dos dados;
- Faça auditorias regulares para verificar a segurança dos dados;
- Capacite os colaboradores sobre boas práticas de proteção de dados;
- Tenha um DPO (Data Protection Officer) ou responsável interno para garantir a conformidade com a LGPD;
- Implemente políticas de segurança cibernética, como proteção contra malware e uso de redes seguras.
Como Garantir que Fornecedores de Tecnologia de Ponto Estão Adequados à LGPD?
A responsabilidade sobre o uso adequado dos dados não é apenas da empresa contratante, mas também dos fornecedores de tecnologia de ponto. Para evitar problemas futuros, ao escolher uma solução de controle de ponto, a empresa deve verificar:
- Conformidade com a LGPD: O fornecedor deve seguir todas as exigências da lei, garantindo que os dados sejam protegidos corretamente.
- Criptografia e segurança: Certifique-se de que o sistema adota protocolos de segurança robustos, como criptografia de ponta a ponta e autenticação multifator.
- Contrato de Processamento de Dados: Deve haver um contrato formal que detalhe a responsabilidade do fornecedor no tratamento e proteção das informações.
- Apoio na gestão de consentimento: A solução deve permitir que os colaboradores tenham acesso e possam gerenciar seus próprios dados.
- Registro de logs e auditorias: O sistema deve registrar todas as atividades realizadas para facilitar investigações em caso de incidentes de segurança.
- Atualizações e suporte contínuos: O fornecedor deve oferecer suporte técnico regular e garantir que o sistema esteja sempre atualizado contra novas ameaças de segurança.
O Que Fazer em Caso de Vazamento de Dados?
Se sua empresa sofrer um vazamento de dados relacionados ao controle de ponto, é essencial seguir um protocolo adequado:
- Identificar a falha e conter o problema imediatamente.
- Notificar a ANPD dentro do prazo estipulado pela legislação.
- Comunicar os colaboradores afetados, garantindo transparência.
- Revisar e aprimorar as políticas de segurança, para evitar novas ocorrências.
- Implementar treinamentos para conscientizar funcionários sobre práticas seguras.
Conclusão
Adequar o controle de ponto à LGPD é essencial para evitar multas e garantir a privacidade dos colaboradores. A empresa deve adotar medidas rigorosas de proteção de dados, evitar erros comuns que possam resultar em vazamentos e garantir que seus fornecedores estejam em conformidade com a legislação. Além disso, a capacitação dos colaboradores e a realização de auditorias regulares são fundamentais para manter a empresa protegida e alinhada às exigências legais.
A segurança dos dados não é apenas uma obrigação legal, mas também um diferencial competitivo que fortalece a confiança dos colaboradores e parceiros no compromisso da empresa com a privacidade e a proteção das informações.
